Je bent niet de enige die er nog nooit van heeft gehoord. Of die niet weet wat een Virtual Assistant doet.

Het begrip Virtual Assistant (afgekort VA) is overgewaaid vanuit de VS. Toepasselijk, want de VA werkt ‘in de cloud’. Volledig online en op afstand zorgt een VA voor ondersteuning van zelfstandig ondernemers en zzp’ers.

Eigenlijk alles waar je als ondernemer geen zin in hebt, geen tijd voor hebt of onvoldoende kennis van hebt, kun je kwijt bij een VA. Daarmee is zij/hij veel meer dan een online secretaresse. Ze is je afdeling Marketing, Finance, HR en/of Sales in één.

Het is maar hoe je het bekijkt. Als jouw uurtarief 100 euro is en dat van je Virtual Assistant 50 euro, dan is het dus voordeliger om je Virtual Assistant werk voor jou te laten doen, zodat jij ondertussen in dat uur (meer) geld kunt verdienen en meer tijd hebt om nieuwe ideeën en projecten uit te werken

Omdat jij als ondernemer waarschijnlijk vanuit huis of een klein kantoor werkt en geen werkplek hebt voor een vaste kracht, biedt een VA uitkomst.

Als VA heb ik mijn eigen werkplek: thuis in Nederland of bij mijn familie in Oostenrijk waar ik een eigen kantoorruimte heb ingericht.

Omdat ik zzp’er ben, weet je van tevoren wat je kosten zijn en loopt jouw bedrijf geen risico op extra kosten door sociale lasten, doorbetalingen bij ziekte of, als het even iets minder gaat, ontslagprocedures.

Virtual Point neemt de privacy en beveiliging van haar opdrachtgevers zeer serieus. In het contract is een geheimhoudingsverklaring opgenomen en de cloud-omgeving waar ik op werk is zwaar en dubbel beveiligd. Wachtwoorden worden middels een wachtwoordbeheersoftware opgeslagen.

Bij voorkeur werk ik op jouw eigen bedrijfsnetwerk. Zo blijft informatie waar het hoort en is deze te allen tijde inzichtelijk voor jou.

Ja, dat is mogelijk. Het kan per uur, met een strippenkaart of met een voordelig maandpakket. Zie hier mijn tarieven of stuur mij een e-mail en dan neem ik contact op om te bespreken wat jij precies nodig hebt.

We kijken of er een klik is in een persoonlijk gesprek. Het liefst met een kopje koffie en even samen de tijd nemen want dit is de basis voor een goede samenwerking.

Waarschijnlijk weet jij al welke werkzaamheden jij wilt afstoten. En weet jij ook hoeveel tijd het jou heeft gekost om deze uit te voeren. De kans is groot dat ik deze sneller uit kan voeren maar dat hangt af van de werkzaamheden.

Als je nog niet precies weet wat je wilt en kunt afstoten, denk hier rustig over na voordat wij in gesprek gaan met elkaar.

Ik werk ook op locatie. Zeker als jij een team op kantoor hebt, is het altijd fijn om elkaar beter te leren kennen en daarom ben ik bereid om tijdens de eerste weken van onze samenwerking de afgesproken uren op locatie te werken.

Het streven is wel om na een aantal weken virtueel te gaan werken en misschien ééns per maand een paar uur op kantoor te zijn als jij en je team dat prettig vinden.

Ik heb al voor opdrachtgevers gewerkt waar ik een volledige virtuele Management Assistant was. Alles wat ik nodig heb, is mijn laptop en een goede internet verbinding en het lijkt erop alsof ik naast je zit.

Afspraken inplannen, reizen regelen, expenses indienen en meeting rooms regelen is geen probleem als ik maar toegang heb tot de systemen van mijn klant.

Ook hier kan ik eens per maand een aantal uren/dagen op kantoor komen werken.

Afhankelijk van de hoeveelheid werk, plannen wij wekelijks of om de week een voortgangsgesprek in. Wij gebruiken e-mail, telefoon, TEAMS of Zoom, Whatsapp om te communiceren en bijvoorbeeld Dropbox en Google drive voor het delen van bestanden. Een fijn project management tool is Trello. Hiermee kan een heel team makkelijk per onderwerp met elkaar communiceren – dit is overigens ook met TEAMS mogelijk.

Er zijn oneindig veel online tools om het werken op afstand gemakkelijk te maken. De meesten van mijn opdrachtgevers maken een profiel aan voor mij op hun interne omgeving.

Alle gewerkte uren en de werkzaamheden worden op een urenregistratietool bij gehouden. Hierdoor kun je zien wat ik wanneer wat heb gedaan. Deze urenregistratie wordt aan de factuur toegevoegd.

In principe hou ik alle uren bij en meer uren worden afgebouwd als ik b.v. met vakantie ben.

Als er structureel meer uren gewerkt worden, moeten wij even bespreken of jij het maandabonnement wilt veranderen want meer uren betekend ook een lager uurtarief.

De afgesproken uren blijven voor jou gereserveerd. Als op gegeven moment blijkt dat ik te weinig werk heb om aan de afgesproken uren te komen, zal ik een waarschuwing geven en samen overleggen wij wat wijsheid is. Meer werk of een contract met minder uren?

Mijn standaard kantooruren zijn van maandag tot en met vrijdag tussen 09.00-17.00 uur.

Als er spoedzaken zijn en het nodig is, werk ik ook in de avonduren en in het weekend.

Uiteraard. Veel particulieren worstelen met hun thuisadministratie. Ik help je bij het opzetten van een overzichtelijke administratie, breng alle verzekeringen in kaart, je vaste lasten en orden alle zaken per onderwerp.