Feest!! Virtual Point is jarig!!

… én mijn eerste Blog.

Eén jaar geleden heb ik de stap naar de Kamer van Koophandel gewaagd. Ik werkte voor een groot bedrijf en merkte dat 90% van mijn werk als secretariële ondersteuning vanuit huis, of welke locatie dan ook, gedaan kon worden. Ik zag dat de toekomst van mijn vak onder andere in de virtuele online wereld lag. Al snel kwam ik de beroepsgroep ‘Virtual Assistant’ tegen en wist: ‘Dit is waar ik naar op zoek ben’. 

Het Coronavirus heeft het bedrijfsleven voorgoed veranderd. Onderzoek van Salesforce heeft uitgewezen dat vóór de COVID-19 pandemie 5 miljoen mensen af en toe vanuit huis werkten en dat dit opgelopen is tot 61% van de werkende bevolking. En wat blijkt; zij zijn productiever en communicatiever!

Het is te verwachten dat op afstand werken, ten minste gedeeltelijk, de nieuwe norm gaat worden. Uiteraard zullen er altijd beroepsgroepen zijn die niet op afstand kunnen werken, maar het is te verwachten dat veel werknemers in de toekomst nog maar 1 of 2 dagen per week op kantoor zullen zijn. Voor bedrijven ligt hier een hele uitdaging om de werkomgeving schoon en gedesinfecteerd te houden.

In de tussentijd zijn we gewend aan virtuele meetings. En net zoals op afstand werken, kunnen we verwachten dat dit de trend is om het nieuwe normaal te worden. De ontwikkeling die virtuele platvormen, zoals onder andere TEAMS en ZOOM, in korte tijd hebben doorgemaakt is indrukwekkend. Hierdoor zullen er in de toekomst een stuk minder zakenreizen en woon-werkverkeer zijn.

Een nieuwe uitdaging voor een ondernemer zal zijn, je team bij elkaar te houden. Hoe organiseer je nu een team building activiteit op afstand? Probeer eens een virtuele lunch met elkaar! Hoe doe je dat? Er zijn een paar regels.

Zoals bij ieder event heb je iemand nodig die een spin in het web is. Waar alles bij elkaar komt. Iemand die het ‘organisatorische’ werk  op zich neemt. Iemand die een moment prikt, de uitnodiging verstuurd en er gelijk een repeterende afspraak van maakt. Bijvoorbeeld iedere maandag of om de week wordt er een virtuele lunch met elkaar ingepland.

Zet een tijdslimiet:

Laat de organisator een tijdslimiet instellen. Is het in jouw organisatie gebruikelijk een half uur uit te trekken voor de lunch? Uit onderzoek is gebleken dat 30-40 minuten een ideale tijdspanne is. De vrije versie van Zoom heeft een tijdslimiet van 40 minuten. Langer is echt niet nodig.

Gebruik de juiste Tools:

Werk je in het bedrijf met Outlook/Teams? Dan kan de afspraak makkelijk ingepland worden in ieders agenda. Als je niet met TEAMS werkt, is ZOOM een goed en gratis alternatief. Als je in de Google Cloud, GSuite, werkt, kun je daar makkelijk Hangout meetings organiseren. Andere tools zijn Slack, GoToMeeting of Bluejeans.

Belangrijk is dat iedere deelnemer van te voren even test of alles werkt, zeker als er mensen tussen zijn die niet vaak online vergaderen. Ook de juiste Browser is belangrijk. Edge en Firefox geven vaak problemen. Om dit te vermijden, maak het een regel om via Google Chrome in te loggen. Test. Test. Test. Want anders verlies je kostbare tijd die je beter kunt besteden.

Laat iedereen weten dat er een online vergader etiquette bestaat:

Is er een meeting etiquette? Jazeker! Hieronder een opsomming van de meest belangrijke:

• Kleed je aan. Je hoeft niet in kantoorkleding, maar gewoon casual is prima.
• Handen weg van je keyboard.
• Als je niet aan het spreken bent, zet je microfoon op stil.
• Als je spreekt, doe dat dan duidelijk en bewust. Ik werk regelmatig met TEAMS en ZOOM. Sinds kort is er een functie toegevoegd waarmee er een virtuele hand opgestoken kan worden. Erg praktisch en overzichtelijk.  Je kunt hem natuurlijk ook gewoon opsteken. Bedenk wel dat in TEAMS op dit moment niet meer dan 9 mensen tegelijkertijd in beeld kunnen zijn, dus die virtuele hand is dan wel fijn.
• Sluit niet noodzakelijke vensters en programma’s.
• Als de verbinding slecht is, zet jouw camera dan uit. Vaak helpt dit omdat minder datavolume over de lijn gaat.
• Doe niets anders behalve lunchen.
• Zit niet té dicht bij de camera.

Houd het informeel:

Omdat er geen formele agenda is, komen ideeën vrij en een informele sfeer van ‘delen’ ontstaat. Voor werkgevers/managers – acteer niet als de baas in deze samenkomsten! Wees gewoon een mens die wil lachen, praten en lunchen zegt Mark Murphy in Forbes (lees dit – er staan een paar goede tips in voor discussies tijdens deze meetings).

Nog een laatste tip:

Wanneer je iets te vieren hebt, houd eens een pizza party op een vrijdag! Laat je organisator pizza’s bestellen voor je team en die bij iedereen thuis afleveren. Of maak er een Hamburgerlunch van. Iedereen maakt en deelt zijn favoriete Hamburger of zijn favoriete recept. Ideeën genoeg. Wil je sparren? Stuur een bericht naar renate@virtualpoint.nl